Тема: Логічні елементи тексту та порядок його викладення. Шаблони та формуляр-зразки документа.Реквізити документа
Мета роботи: навчитися використовувати текстовий процесор MS Word для оформлення різних типів бізнес-документів
Обладнання: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).
Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1. державний герб;
2. емблема організації;
3. зображення нагород;
4. код підприємства;
5. код документа;
6. назва міністерства чи відомства;
7. назва підприємства (установи, організації, фірми);
8. назва структурного підрозділу;
9. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
10. назва виду документа;
11. дата;
12. індекс (вихідний номер документа);
13. посилання на індекс і дату вхідного документа;
14. місце складання чи видання;
15. гриф обмеження доступу до документа;
16. адресат;
17. гриф затвердження;
18. резолюція;
19. заголовок до тексту;
20. позначка про контроль;
21. текст;
22. позначка про наявність додатка;
23. підпис;
24. гриф погодження;
25. візи;
26. відбиток печатки;
27. позначка про завірення копії;
28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;
30. позначка про перенесення даних на машинний носій;
31. позначка про надходження.
Реквізити бувають: постійні, змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для чіткішого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а на с 13, 14 наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланку формату А5, а витяг із протоколу - на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок І зображень.
ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38-90 установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
лівого - 20 мм (8 пробілів);
правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);
нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:
лівого - 35 мм (13 пробілів);
правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів);
нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4);
не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий - 8 мм, правий - 20 мм), а верхній і нижній - залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (рис. 2).
На рис. 1-4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні для виготовлення документів цього типу й вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38-90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22-28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
Встановлення формату паперу й берегів документу
Як відомо, для виготовлення службових документів використовують переважно папір форматів А4 та А5. У комп'ютерних програмах, навіть локалізованих (російською мовою), задано формати паперу й розміри берегів, що можуть не відповідати вітчизняним державним стандартам. Тому, починаючи працювати в Microsoft Word, треба зробити таке:
У рядку головного меню вибрати пункт «Сервіс»/«Параметри» й на вкладці «Загальні» як одиницю вимірювання задати «Сантиметри», натиснути кнопку «ОК»;
У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Параметри сторінки» й на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм».
Установити береги, використовуючи вкладку «Береги»: лівий – 3,5 см оскільки 2,0 см може бути недостатньо для підшивання документів у справи постійного зберігання), правий - 1,0 см, верхній і нижній - по 2,0 см (для документів формату А5 нижній – 1,6 см); після цього натискують кнопку «За умовчання».
Коли треба, щоб реквізити документа розташовувалися паралельно довгій стороні аркуша (це стосується переважно виготовлення табличних форм і схем), то на вкладці «Розмір паперу» в пункті «Орієнтація» слід вибрати «Альбомна».
Будь-який новий документ у текстовому редакторі типу Microsoft Word створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа (розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених «За умовчання». Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже, полегшити сприйняття документа.
Рис. 1. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.3S-90) (реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша)
Рис. 2. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквізити розташовані паралельно довгій стороні аркуша)
Рис. 3. Формуляр-зразок ОРД формату А5 (ГОСТ 6.38-90)
Рис. 4. Формуляр-зразок ОРД формату А4 з кутовим розташуванням
постійних реквізитів
Приклади оформлення документів
Приклади оформлення документів
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ РОБОТИ
Завдання:
Виготовити шаблон бланку для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон бланку для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон загального бланка
Конструювання бланка документа
Багато документів доводиться оформляти на фірмових бланках, тому доцільно починати роботу саме зі створення їх шаблонів. Як приклад розглянемо процес виготовлення шаблонів бланків для службових листів підприємства недержавної форми власності.
Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів. У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Створити». Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку «Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ»/«ОК» (рис. 5). Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки. Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид»/«Колонтитули» (рис. 6).
У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки». На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб емблема не з'являлася на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки»/«ОК» (рис. 7).
У рядку головного меню задати «Вставка»/«Рисунок», вибрати «Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлена емблема). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Закрити діалогове вікно «Колонтитули».
Рис. 5. Діалогове вікно «Створення документа»
Рис. 6. Діалогове вікно «Колонтитули»
Рис. 7. Вкладка «Макет» у діалоговому вікні «Параметри сторінки»
У рядку головного меню вибрати «Вставка»/«Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2, 3,...»; в нумерації сторінок зазначити «продовжити»/«ОК» (рис. 8).
У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати:
«Розташування Вгорі сторінки», «Вирівнювання: Від центра», (не зазначати «Номер на першій сторінці»), «ОК».
Рис. 8. Вікно «Номери сторінок»
Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см (якщо розмір шрифту 14 пт., то натиснути [Enter] 10 разів).
На панелі інструментів «Стандартна» вибрати «Рисування»/«Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту - не більше ніж 5,25 см, ширину - не більш як 7,5 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панелі інструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру».
Використовуючи різні шрифти, оформити в раніше підготовленому прямокутнику постійні реквізити й трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату документа, що надійшов. Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника, натиснути праву кнопку миші, відкрити діалогове вікно «Формат надпису...» (рис. 9), у вкладці «Кольори й лінії» вибрати «Немає ліній» (у такому разі під час друкування ліній рамки не буде). Натиснути кнопку «ОК».
Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм».
У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформленням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю «Заголовок» із такими параметрами: правий відступ - «9,0 см», форматування тексту - «За лівим краєм» (слід пам'ятати, що абзацного відступу немає).
Рис. 9. Діалогове вікно «Формат надпису»
Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок 1», задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК».
Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно.
Виготовлення шаблону бланка для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів. Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище (висота рамки буде дещо меншою - 4,25 см, ширина - на всю робочу площу).
Знову використовуючи панель інструментів «Стандартна» вибрати «Рисунок» /«Надпис», як і в попередньому прикладі оформити трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату вхідного документа, а також окрему рамку для реквізиту «Адресат».
Виготовлення шаблону загального бланка (розташування постійних реквізитів поздовжнє центроване). Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище.
Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлення реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший - до 5-ї, другий - до 14-ї позначки на лінійці, третій - до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому - «По центру».
Особливості оформлення реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлення реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик - до 8-ї позначки на лінійці, другий - до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформляють на рівні останнього рядка назви посади).
Якщо реквізит «Підпис» оформляється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками.
Для оформлення реквізиту «Підпис» у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлення розшифрування підпису використовують клавішу пробілу.
Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14-12 пт. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 пт. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 пт.).
Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами - 2-3 інтервали. Оформляючи реквізит «Текст», його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження», «Підпис», «Гриф погодження», «Візи» (між собою) рекомендується відокремлювати 1,5-2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 - якщо З інтервали).
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1. Що таке шаблон та формуляр-зразок документа?
2. Класифікація документів?
3. Розміщення реквізитів в документі та вимоги до них.
4. Вимоги до формату паперу та берегів документу.
5. Вимоги до виготовлення бланків.
6. Вимоги до текстів службових документів?
СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Глушаков С. В., Сурядный А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров: Учебный курс / Шеф-ред. С. В. Глушаков; Худож.-оформитель А.С.Юхтман. — Харьков: Фолио; М: ООО “Издательство ACT”, 2001. — 500 с.
2. Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере /М.Г. Коляда. — Донецк: ООО ПКФ “БАО”, 2003. - 288 с.
3. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — 3-тє вид. — К.: Либідь, 2001. - 384 с.
4. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології: Підручник. - К.: Каравела, 2003. - 464 с.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. –М.: Прибор, 1995.
6. Кабарда Билл. Использование Microsoft Word 2002. Специальное издание.: Пер. с англ. –М.: Издательский дом “Вільямс”, 2002. — 832 с.: ил.
Мета роботи: навчитися використовувати текстовий процесор MS Word для оформлення різних типів бізнес-документів
Обладнання: персональні комп’ютери, програмне забезпечення, роздатковий матеріал
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94) (рис. 1-3).
Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
У разі оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1. державний герб;
2. емблема організації;
3. зображення нагород;
4. код підприємства;
5. код документа;
6. назва міністерства чи відомства;
7. назва підприємства (установи, організації, фірми);
8. назва структурного підрозділу;
9. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
10. назва виду документа;
11. дата;
12. індекс (вихідний номер документа);
13. посилання на індекс і дату вхідного документа;
14. місце складання чи видання;
15. гриф обмеження доступу до документа;
16. адресат;
17. гриф затвердження;
18. резолюція;
19. заголовок до тексту;
20. позначка про контроль;
21. текст;
22. позначка про наявність додатка;
23. підпис;
24. гриф погодження;
25. візи;
26. відбиток печатки;
27. позначка про завірення копії;
28. прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);
29. позначка про виконання документа й направлення його до справи;
30. позначка про перенесення даних на машинний носій;
31. позначка про надходження.
Реквізити бувають: постійні, змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту - це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для чіткішого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а на с 13, 14 наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланку формату А5, а витяг із протоколу - на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа - це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок І зображень.
ГОСТ 6.38-90 (відповідно до ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38-90 установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
лівого - 20 мм (8 пробілів);
правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
верхнього - не менше ніж 10 мм (3-4 інтервали);
нижнього - не менше ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:
лівого - 35 мм (13 пробілів);
правого - не менше ніж 8 мм (3-4 пробіли);
верхнього - 20 мм (4-5 інтервалів);
нижнього - не менше ніж 19 мм (для формату А4);
не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег - це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній - для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий - 8 мм, правий - 20 мм), а верхній і нижній - залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (рис. 2).
На рис. 1-4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні для виготовлення документів цього типу й вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38-90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22-28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
Встановлення формату паперу й берегів документу
Як відомо, для виготовлення службових документів використовують переважно папір форматів А4 та А5. У комп'ютерних програмах, навіть локалізованих (російською мовою), задано формати паперу й розміри берегів, що можуть не відповідати вітчизняним державним стандартам. Тому, починаючи працювати в Microsoft Word, треба зробити таке:
У рядку головного меню вибрати пункт «Сервіс»/«Параметри» й на вкладці «Загальні» як одиницю вимірювання задати «Сантиметри», натиснути кнопку «ОК»;
У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Параметри сторінки» й на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм».
Установити береги, використовуючи вкладку «Береги»: лівий – 3,5 см оскільки 2,0 см може бути недостатньо для підшивання документів у справи постійного зберігання), правий - 1,0 см, верхній і нижній - по 2,0 см (для документів формату А5 нижній – 1,6 см); після цього натискують кнопку «За умовчання».
Коли треба, щоб реквізити документа розташовувалися паралельно довгій стороні аркуша (це стосується переважно виготовлення табличних форм і схем), то на вкладці «Розмір паперу» в пункті «Орієнтація» слід вибрати «Альбомна».
Будь-який новий документ у текстовому редакторі типу Microsoft Word створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа (розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених «За умовчання». Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже, полегшити сприйняття документа.
Рис. 1. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.3S-90) (реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша)
Рис. 2. Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквізити розташовані паралельно довгій стороні аркуша)
Рис. 3. Формуляр-зразок ОРД формату А5 (ГОСТ 6.38-90)
Рис. 4. Формуляр-зразок ОРД формату А4 з кутовим розташуванням
постійних реквізитів
Приклади оформлення документів
Приклади оформлення документів
ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ РОБОТИ
Завдання:
Виготовити шаблон бланку для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон бланку для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів.
Виготовити шаблон загального бланка
Конструювання бланка документа
Багато документів доводиться оформляти на фірмових бланках, тому доцільно починати роботу саме зі створення їх шаблонів. Як приклад розглянемо процес виготовлення шаблонів бланків для службових листів підприємства недержавної форми власності.
Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів. У рядку головного меню вибрати пункт «Файл»/«Створити». Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку «Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ»/«ОК» (рис. 5). Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки. Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид»/«Колонтитули» (рис. 6).
У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки». На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб емблема не з'являлася на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки»/«ОК» (рис. 7).
У рядку головного меню задати «Вставка»/«Рисунок», вибрати «Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлена емблема). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Закрити діалогове вікно «Колонтитули».
Рис. 5. Діалогове вікно «Створення документа»
Рис. 6. Діалогове вікно «Колонтитули»
Рис. 7. Вкладка «Макет» у діалоговому вікні «Параметри сторінки»
У рядку головного меню вибрати «Вставка»/«Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2, 3,...»; в нумерації сторінок зазначити «продовжити»/«ОК» (рис. 8).
У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати:
«Розташування Вгорі сторінки», «Вирівнювання: Від центра», (не зазначати «Номер на першій сторінці»), «ОК».
Рис. 8. Вікно «Номери сторінок»
Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см (якщо розмір шрифту 14 пт., то натиснути [Enter] 10 разів).
На панелі інструментів «Стандартна» вибрати «Рисування»/«Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту - не більше ніж 5,25 см, ширину - не більш як 7,5 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панелі інструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру».
Використовуючи різні шрифти, оформити в раніше підготовленому прямокутнику постійні реквізити й трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату документа, що надійшов. Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника, натиснути праву кнопку миші, відкрити діалогове вікно «Формат надпису...» (рис. 9), у вкладці «Кольори й лінії» вибрати «Немає ліній» (у такому разі під час друкування ліній рамки не буде). Натиснути кнопку «ОК».
Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм».
У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформленням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю «Заголовок» із такими параметрами: правий відступ - «9,0 см», форматування тексту - «За лівим краєм» (слід пам'ятати, що абзацного відступу немає).
Рис. 9. Діалогове вікно «Формат надпису»
Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок 1», задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК».
Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно.
Виготовлення шаблону бланка для службових листів із поздовжнім центрованим розташуванням постійних реквізитів. Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище (висота рамки буде дещо меншою - 4,25 см, ширина - на всю робочу площу).
Знову використовуючи панель інструментів «Стандартна» вибрати «Рисунок» /«Надпис», як і в попередньому прикладі оформити трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату вхідного документа, а також окрему рамку для реквізиту «Адресат».
Виготовлення шаблону загального бланка (розташування постійних реквізитів поздовжнє центроване). Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище.
Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлення реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший - до 5-ї, другий - до 14-ї позначки на лінійці, третій - до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому - «По центру».
Особливості оформлення реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлення реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик - до 8-ї позначки на лінійці, другий - до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформляють на рівні останнього рядка назви посади).
Якщо реквізит «Підпис» оформляється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками.
Для оформлення реквізиту «Підпис» у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлення розшифрування підпису використовують клавішу пробілу.
Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14-12 пт. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 пт. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 пт.).
Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами - 2-3 інтервали. Оформляючи реквізит «Текст», його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження», «Підпис», «Гриф погодження», «Візи» (між собою) рекомендується відокремлювати 1,5-2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 - якщо З інтервали).
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
1. Що таке шаблон та формуляр-зразок документа?
2. Класифікація документів?
3. Розміщення реквізитів в документі та вимоги до них.
4. Вимоги до формату паперу та берегів документу.
5. Вимоги до виготовлення бланків.
6. Вимоги до текстів службових документів?
СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Глушаков С. В., Сурядный А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров: Учебный курс / Шеф-ред. С. В. Глушаков; Худож.-оформитель А.С.Юхтман. — Харьков: Фолио; М: ООО “Издательство ACT”, 2001. — 500 с.
2. Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере /М.Г. Коляда. — Донецк: ООО ПКФ “БАО”, 2003. - 288 с.
3. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — 3-тє вид. — К.: Либідь, 2001. - 384 с.
4. Інформатика. Комп'ютерна техніка. Комп'ютерні технології: Підручник. - К.: Каравела, 2003. - 464 с.
5. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. –М.: Прибор, 1995.
6. Кабарда Билл. Использование Microsoft Word 2002. Специальное издание.: Пер. с англ. –М.: Издательский дом “Вільямс”, 2002. — 832 с.: ил.
